Use Case: Creare e gestire il CRE GREST

Per capire e sfruttare pienamente le funzionalità di Segresta, studiamo la creazione di un nuovo evento come il CRE.

Creazione Evento

Per iniziare, accediamo a Segresta come amministratori e dal menu in alto clicchiamo su Eventi -> Eventi; nella pagina che si apre troviamo elencati tutti gli eventi che eventualmente abbiamo già creato. Clicchiamo su Aggiungi nuovo evento e inseriamo tutti i dati richiesti:

  • Nome, descrizione, anno con cui identificare l’evento. Assicurati che siano capibili anche per i tuoi utenti.
  • Attivo. Indica se l’utente può iscriversi o meno a questo evento. Rimarrà comunque visibile e modificabile all’amministratore.
  • Permetti iscrizioni multiple. Questo è utile proprio nel caso del CRE. Infatti, in Segresta ogni utente è identificato dell’email, per cui non può essere usata la stessa mail per registrarsi più volte. Come fare dunque se un genitore, registrato con la sua mail, vuole iscrivere i suoi figli al CRE? Se ha un solo figlio, non c’è problema. Se ne ha di più, di default il sistema non permette all’utente di iscriversi ad un evento a cui è già iscritto, a meno che la casella «Permetti iscrizioni multiple» non sia spuntata. A questo punto basta inserire nelle specifiche generali (cfr più avanti) la casella «Nome del figlio», in modo che il genitore può specificare il nome del figlio da iscrivere al CRE.
  • Immagine. Scegli un’immagine che attiri l’attenzione e sappia suggerire subito di che tipo di evento si tratti. Nel caso del cre, va più che bene il logo. Non è obbligatoria, ma questa comparirà come sfondo nella homepage, dove vengono elencati i vari eventi che hai creato.
  • Informativa trattamento dati. È il testo che viene messo alla fine del modulo di iscrizione cartaceo, quello che l’utente deve firmare e consegnare in segreteria.
  • Messaggio finale. È il messaggio che viene mostrato all’utente al termine dell’iscrizione, prima di stampare il modulo. Puoi ad esempio scrivere: «Grazie per esserti iscritto al CRE. Ora non ti rimane che stampare il modulo e consegnarlo in Segreteria!». Sotto questo messaggio comparirà il pulsante per stampare il modulo già compilato.

Per approfondire: Eventi .

Settimane

Nel caso del CRE, è utile creare delle settimane in cui l’evento è suddiviso. In generale, le settimane vengono create quando le condizione di partecipazione all’evento da parte dell’utente possono cambiare tra l’inizio e la fine dell’evento. Per esempio, un ragazzo può scegliere se partecipare a tutte le settimane di cre o solo ad alcune, oppure scegliere in quali settimane usufruire del servizio mensa.

Per creare nuove settimane, vai in Eventi -> Settimane, clicca su Aggiungi nuova settimana e specifica data di inizio e di fine per ogni settimana che vuoi creare. Puoi scegliere la data dal calendario che compare oppure scrivere manualmente la data nel formato DD/MM/YYYY.

Specifiche Evento

Le specifiche dell’evento sono il cuore di Segresta. Esse sono tutte quelle informazioni che l’utente deve fornire all’atto dell’iscrizione. Visto che non c’è una formula precisa sul come strutturare la raccolta di queste informazioni, ho cercato di renderne la gestione il più flessibile possibile.

Ci sono due tipi di specifiche:

  • Generali: sono informazioni date dall’utente valide per tutta la durata dell’evento.
  • Settimanali: informazioni valide solo per la settimana in questione.

Iniziamo. Dal menu in alto, clicca su su Eventi -> Eventi; individua l’evento CRE appena creato e clicca sulla matita che trovi a destra della tabella; nella finestra che appare clicca su Specifiche. La tabella che vedi elenca tutte le specifiche relative all’evento. Clicca su Aggiungi specifica; nella riga che viene creata inserisci il nome della prima specifica, ad esempio Eventuali Allergie (informazione utile nel caso il CRE offra il servizio mensa; se vuoi inserisci anche una descrizione utile per l’utente. La colonna Tipo indica di quale tipo sarà l’informazione inserita dall’utente. Ti rimando alla pagina Tipi per capire meglio di cosa si tratta. In questo caso, selezioniamo Testo, perchè l’utente dovrà scrivere a cosa è allergico.

Inserisci ora le altre specifiche, indipendetemente dal fatto che siano Generali o Settimanali; ad esempio:

  • Mensa, di tipo Checkbox
  • Pre-CRE, di tipo Checkbox
  • Squadra, creando un tipo personalizzato di nome Squadra CRE 2017

Salva; quando la pagina si riapre vedrai che alla tabella si sono aggiunte tante colonne quante le settimane che hai creato. Ora puoi decidere, per ogni specifica, quando essa è valida, se per tutta la durata del CRE (Generale), oppure per una o più settimane.

  • Squadra sarà di tipo Generale perchè, si presume, la squadra a cui il ragazzo appartiene vale per tutta la durata del CRE.
  • Mensa sarà invece di tipo settimanale, per cui dovrai togliere la spunta alla casella Generale e metterla per tutte le settimane in cui l’oratorio offre il servizio mensa. L’utente dovrà indicare per ogni settimana se intende usufruire di tale servizio o no.

Suggerimento

Ho fatto solo qualche esempio per quanto riguarda le specifiche; sta a te crearle in modo intelligente in base a come il tuo CRE funziona.

Iscrizione al CRE

Ora che abbiamo strutturato il nostro CRE e predisposto il modulo di iscrizione, come facciamo ad iscrivere gli utenti? Hai due modi:

  • Manuale, da parte della segreteria. È il modo classico: la segreteria riceve il modulo cartaceo che hai predisposto e inserisce tutti i dati in Segresta.
    1. Vai in Anagrafica e cerca l’utente in questione; se non è presente, inseriscilo cliccando su Aggiungi Utente;
    2. Clicca sulla matita accanto al nome, seleziona Iscrivi ad un evento, seleziona l’evento e compila tutti i campi dell’iscrizione.
    3. Nella pagina Iscrizioni, le iscrizioni fatte in questo modo saranno contrassegnate dalla dicitura «ADMIN» e saranno automaticamente approvate;
  • Automatico, da parte dell’utente. È una delle peculiarità di Segresta: puoi dire a tutti coloro che vogliono iscriversi al CRE di visitare e registrarsi a Segresta. In questo modo sarà l’utente stesso a compilare il modulo di iscrizione, e tu non dovrai fare altro che confermare l’iscrizione!
    1. Rendi noto a tutti i tuoi utenti il link per accedere a Segresta (cfr. Registrazione utente). Puoi pubblicare il link sui social network, o contattarli nel modo che preferisci.
    2. Quando l’utente accede a Segresta con le sue credenziali, vedrà nella sua homepage tutti gli eventi Attivi che hai creato e potrà registrarsi.
    3. Nella pagina Iscrizioni, le iscrizioni fatte in questo modo saranno contrassegnate dalla dicitura «WEB» e dovranno essere approvate;

Report

Ciò di cui avrai bisogno sono sicuramente i report circa le iscrizioni. Puoi usufruire di due tipi di report, in base alle specifiche: generale e settimanale. Ti rimando alla pagina Report per capire meglio come funzionano.