Eventi

Creazione nuovo evento

Cliccando su Aggiungi nuovo evento, accedi alla pagina per la creazione di un nuovo evento.

  • Nome: Il nome da dare all’evento;
  • Anno: L’anno in cui l’evento si tiene;
  • Attivo: Indica se l’evento è attivo, quindi gli utenti si possono iscrivere, o meno. Se non attivo, rimarrà comunque visibile solo per gli amministratori;
  • Permetti iscrizioni multiple dello stesso utente: Questo è utile proprio nel caso del CRE. Infatti, in Segresta ogni utente è identificato dell’email, per cui non può essere usata la stessa mail per registrarsi più volte. Come fare dunque se un genitore, registrato con la sua mail, vuole iscrivere i suoi figli al CRE? Se ha un solo figlio, non c’è problema. Se ne ha di più, di default il sistema non permette all’utente di iscriversi ad un evento a cui è già iscritto, a meno che la casella «Permetti iscrizioni multiple» non sia spuntata. A questo punto basta inserire nelle specifiche generali la casella «Nome del figlio», in modo che il genitore può specificare il nome del figlio da iscrivere al CRE;
  • Descrizione: un testo per descrivere l’evento, utile agli utenti;
  • Immagine: una foto o un logo per identificare l’evento. Sarà usata nel box nella homepage dove vengono elencati tutti gli eventi creati dall’oratorio;
  • Colore: è il colore dato al box nella homepage, nel caso non ci sia l’immagine;
  • Template personalizzato: puoi caricare un template personalizzato da utilizzare come modulo cartaceo di iscrizione.
  • Messaggio finale: è il messaggio che viene mostrato all’utente prima di stampare il modulo cartaceo. Puoi lasciarlo vuoto, oppure scrivere «Stampa il modulo e consegnalo il segreteria», …

Template d’Iscrizione

È possibile caricare un documento Word (con estensione .docx) da utilizzare come modulo cartaceo di iscrizione; tale modulo verrà precompilato con i dati inseriti dall’utente in fase di registrazione e mostrato all’utente in formato pdf. È possibile scaricare un template standard (che verrà utilizzato nel caso non se ne fornisca uno personalizzato) e modificarlo a piacimento, avendo l’accortezza di NON MODIFICARE i campi che sono tra parentesi graffe: tali campi infatti verranno sostituiti con valori veri e propri. Ad esempio, al posto di ${nome} verrà messo il nome dell’utente. Tuttavia, se un campo risulta inutile in quel modulo, è possibile rimuoverlo senza alcun problema. Nel modulo puoi inserire immagini e testo aggiuntivo, cambiare la grafica, il formato della pagina e l’intestazione delle colonne per meglio adattarle al tuo evento.

Modifica evento

Per modificare un evento, clicca sulla matita corrispondente nella tabella, poi «Modifica informazioni» nella finestra che appare. Rispetto alla pagina di creazione di un nuovo evento, compaiono due nuove caselle:

  • Mostra anagrafica utente: Puoi scegliere di mostrare o meno il nome dell’utente nella pagina che elenca le iscrizioni all’evento. L’utilità?. Supponiamo che hai scelto di permettere all’utente di iscriversi più volte allo stesso evento. Nella pagina delle iscrizioni, potrebbero comparire più iscrizioni con lo stesso nome utente, perchè fatte dallo stesso utente. Come distinguerle?
  • Quale specfica stampare nel modulo di iscrizione invece dell’anagrafica?: Se deselezioni la casella precedente, puoi scegliere quale specifica mostrare invece del nome in anagrafica. Vengono mostrate solo le specifiche di tipo «Testo».

Specifiche Evento

Le specifiche dell’evento sono il cuore di Segresta. Esse sono tutte quelle informazioni che l’utente deve fornire all’atto dell’iscrizione. Visto che non c’è una formula precisa sul come strutturare la raccolta di queste informazioni, ho cercato di renderne la gestione il più flessibile possibile.

Ci sono due tipi di specifiche:

  • Generali: sono informazioni date dall’utente valide per tutta la durata dell’evento: presenza all’evento, squadra, taglia della maglietta, …
  • Settimanali: informazioni valide solo per la settimana in questione: presenza alla mensa, gita settimanale, …

Nella pagina di gestione delle specifiche, ricorda che:

  • Se metti il check nella colonna «Generale», quella specifica verrà richiesta all’utente nella prima fase dell’iscrizione;
  • Se metti il check su una o più colonne «Settiman», quella specifica verrà richiesta all’utente nella seconda fase dell’iscrizione, quella relativa alle settimane;
  • Non è possibile utilizzare una specifica sia come generale che settimanale;
  • Se metti il check nella colonna «Nascosta», quella specifica non verrà mostrata all’utente in fase di iscrizione, ma sarà visibile solo alla segreteria o all’amministratore;
  • Contabilità: quando quella specifica verrà marcata come «Pagata» dalla segreteria, il costo verrà registrato in contabilità in base alle indicazioni (cassa, modalità, tipologia) indicate nella colonna «Contabilità».
  • Puoi riordinare l’ordine delle specifiche semplicemente spostando le righe della tabella (drag and drop).

Per ogni specifica è associato un costo, che verrà automaticamente mostrato all’utente in fase di registrazione all’evento. Vedi Contabilità

Strumenti

Genera squadre

Il Genera squadre ha lo scopo di assegnare gli iscritti all’evento ad una serie di squadre/gruppi predefinti dall’utente. Prendiamo il caso in cui devi assegnare tutti gli iscritti ad una squadra, distinguendoli però tra ragazzi delle elementari e ragazzi delle medie.

  1. Crea un nuovo Elenco a tendina con nome Squadra e inserisci i diversi nomi delle squadre: «Squadra Rossa», «Squadra Verde», …, . Possono anche non essere nomi definitivi, li potrai comunque cambiare anche in seguito.
  2. Nelle Specifiche dell’evento, crea una nuova specifica generale, assegnando come Tipo quello dell’elenco Squadra appena assegnato.
  3. Ora vai in Evento -> Strumenti.
    • Specifica, già presente nell’iscrizione, da riempire Scegli la specifica il cui valore deve essere generato ora. Nel caso in esempio, scegli Squadra;
    • Di questa specifica, quali valori posso utilizzare? Se abbiamo creato, ad esempio, quattro squadre delle elementari e quattro delle medie, selezioniamo solo le quattro delle elementari. Se invece vuoi generare delle squadre miste, seleziona tutte le squadre;
    • Quale specifica rappresenta invece il vincolo? È il vincolo sulla classe: vogliamo che siano pescati e assegnati in squadre solo gli utenti che siano alle elementari, cioè che abbiamo la specifica Classe Frequentata tra Prima elementare e Quarta elementare.
    • Quali valori può assumere il vincolo? Scegliamo tutti i valori tra Prima e Quarta elementare, tenendo premuto il tasto SHIFT (sopra il CTRL) sulla tastiera. Se non vogliamo applicare il vincolo, scegliamo tutti i valori della lista;
    • Clicca su Genera. Verrà creata una nuova riga nell’iscrizione di ogni ragazzo. Per estrapolarne i valori e vedere quale utente è stato assegnato ad una determinata squadra, usa la funzione Report.

Elimina specifica da tutte le iscrizioni

Questo strumento ha lo scopo di eliminare il valore di una specifica da tutte le iscrizioni presente. Supponiamo, ad esempio, che hai generato le squadre per tutte le iscrizioni ma hai sbagliato ad impostare un vincolo, con questo strumento puoi cancellare tutte le squadre assegante. Scegli la specifica dall’elenco e clicca su Elimina.