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  Ambienti e Prenotazioni

 

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📍 Dove si trova in Segresta:

RuoloDove accede
UtenteSidebar → Ambienti e Calendario → Prenotazioni
Amministratore   Utente con permessoSidebar → Ambienti e Calendario

Index ​

Inizia da qui ​

Per gli Utenti

Se sei un utente che deve prenotare uno spazio e cerca supporto clicca -> Guida: Prenotare uno spazio

Ambienti e prenotazioni ti permettono di gestire e organizzare spazi come sale, campi o aule.
Le funzionalità qui spiegate sono pensate per chi gestisce queste risorse — amministratori e segreteria. Ecco cosa puoi fare:

Funzionalità principali per la gestione ​

  • Crea ambienti: aggiungi nuovi spazi con nome e dettagli dedicati.
  • Configura fasce orarie: imposta giorni, orari, durata e costi per ciascun periodo o spazio.
  • Gestisci le prenotazioni: puoi confermare, annullare, filtrare le richieste e gestire eventuali pagamenti.
  • Calendario completo: visualizza tutte le prenotazioni, anche tramite collegamento iCal a Google Calendar o Outlook.

Il sistema impedisce la doppia prenotazione di uno stesso spazio: le sovrapposizioni vengono bloccate automaticamente.

💡 Task ​

⚡ Azioni rapide ​

Crea un ambiente Admin ​

🎯 Vuoi aggiungere un nuovo spazio prenotabile?

In pratica

📍 Amministratore → Ambienti e Calendario → Ambienti → Nuovo

  1. Apri la pagina
    Vai su Amministratore → Ambienti e Calendario → Ambienti e clicca su Nuovo (o + Aggiungi).

  2. Compila i dati base

    • Nome: nome descrittivo dello spazio (es. "Sala riunioni", "Campo A")
    • Tipo spazio: seleziona il tipo (Aula, Campo calcio, Campo calcetto, Campo pallavolo, Bar, Salone)
    • Descrizione: descrizione opzionale dello spazio
    • Foto: carica una foto opzionale (altrimenti viene usata l'immagine predefinita per tipo)
    • Max persone: numero massimo di persone che può ospitare
    • Attivo: attiva/disattiva lo spazio per la prenotazione

  3. Salva
    Clicca su Salva. Lo spazio viene creato e puoi iniziare a configurare le fasce orarie.

Usa nomi chiari e descrittivi per gli spazi (es. "Sala riunioni grande", "Campo calcetto coperto") così è facile ritrovarli nella lista e nel calendario.

Configura fasce orarie Admin ​

🎯 Vuoi definire quando uno spazio è prenotabile?

In pratica

📍 Ambienti → Seleziona spazio → Fasce orarie → Nuovo

  1. Apri lo spazio
    Dalla lista ambienti, clicca sullo spazio per cui vuoi configurare le fasce orarie.

  2. Vai su "Fasce orarie"
    Clicca sulla tab o sezione Fasce orarie.

  3. Clicca su "Nuovo"
    Aggiungi una nuova fascia oraria.

  4. Compila i dati

    • Giorno: seleziona il giorno della settimana (Lunedì, Martedì, ecc.)
    • Ora inizio: orario di inizio (es. 09:00)
    • Ora fine: orario di fine (es. 12:00)
    • Durata slot: durata di ogni slot prenotabile in minuti (es. 60 per slot di 1 ora)
    • Costo estate: costo per il periodo estivo
    • Costo inverno: costo per il periodo invernale

  5. Salva
    Clicca su Salva. La fascia oraria viene aggiunta e lo spazio diventa prenotabile in quei giorni e orari.

Duplica le fasce

Puoi duplicare una fascia oraria esistente per applicarla rapidamente ad altri giorni o spazi. Clicca su Duplica sulla fascia che vuoi copiare.

Prenota uno spazio Admin Utente ​

🎯 Vuoi prenotare uno spazio per una data e fascia specifica?

In pratica

📍 Ambienti e Calendario → Ambienti → Seleziona spazio → Scegli data e fascia → Prenota

  1. Apri gli ambienti
    Vai su Ambienti e Calendario → Ambienti (o Calendario per la vista calendario).

  2. Seleziona lo spazio
    Clicca sullo spazio che vuoi prenotare.

  3. Scegli la data
    Seleziona la data per cui vuoi prenotare.

  4. Scegli la fascia oraria
    Il sistema mostra le fasce disponibili per quella data. Clicca sulla fascia che vuoi prenotare (es. "09:00 - 12:00").

  5. Compila i dati

    • Cliente: seleziona se è un utente registrato, un nuovo utente o un cliente esterno (nominativo)
    • Data e orari: già compilati dalla selezione
    • Importo: importo della prenotazione (può essere 0)
    • Note: note opzionali
    • Stato: se sei admin, puoi impostare direttamente lo stato (in attesa, confermata, annullata)

  6. Salva
    Clicca su Salva. La prenotazione viene creata e vengono inviate notifiche automatiche.

Controllo sovrapposizioni

Il sistema controlla automaticamente se lo spazio è già occupato nel periodo selezionato e impedisce doppie prenotazioni.

Visualizza prenotazioni Admin Utente ​

🎯 Vuoi vedere tutte le prenotazioni o le tue prenotazioni?

In pratica

📍 Prenotazioni (Admin) oppure Le mie prenotazioni (Utente)

Per Admin:

  1. Vai su Amministratore → Ambienti e Calendario → Prenotazioni
  2. Vedi l'elenco di tutte le prenotazioni
  3. Usa i filtri per:
    • Spazio: filtra per ambiente specifico
    • Data: filtra per periodo
    • Stato: filtra per stato (in attesa, confermata, annullata)
    • Utente: filtra per utente specifico

Per Utente:

  1. Vai su Ambienti e Calendario → Le mie prenotazioni
  2. Vedi l'elenco delle tue prenotazioni con stato e dettagli
  3. Puoi vedere lo stato di ogni prenotazione e i dettagli (spazio, data, orari, importo)

Conferma prenotazione Admin ​

🎯 Vuoi confermare una prenotazione in attesa?

In pratica

📍 Prenotazioni → Seleziona prenotazione → Conferma

  1. Apri le prenotazioni
    Vai su Amministratore → Ambienti e Calendario → Prenotazioni.

  2. Filtra per "In attesa"
    Usa il filtro Stato e seleziona "In attesa" per vedere solo le prenotazioni da confermare.

  3. Seleziona la prenotazione
    Clicca sulla prenotazione che vuoi confermare.

  4. Cambia stato
    Cambia lo stato da "In attesa" a "Confermata" e salva.

  5. Notifica automatica
    L'utente riceve automaticamente una notifica della conferma.

Filtro rapido

Usa il filtro "In attesa" per avere sempre il quadro delle prenotazioni da gestire.

Calendario prenotazioni Admin Utente ​

🎯 Vuoi vedere le prenotazioni in vista calendario?

In pratica

📍 Ambienti e Calendario → Calendario

  1. Apri il calendario
    Vai su Ambienti e Calendario → Calendario.

  2. Scegli la vista

    • Giornaliera: vista giorno per giorno
    • Settimanale: vista settimana con risorse (spazi) come colonne

  3. Filtra per spazio o tipo
    Usa i filtri per vedere solo certi spazi o tipi di spazio.

  4. Vedi disponibilità
    Gli slot disponibili sono in verde, le prenotazioni confermate in marrone, quelle in attesa in arancione, quelle annullate in giallo.

  5. Clicca per prenotare
    Clicca su uno slot verde per creare una nuova prenotazione.

Export iCal Admin Utente ​

🎯 Vuoi sincronizzare le prenotazioni con Google Calendar o Outlook?

In pratica

📍 Calendario → iCal (link)

  1. Apri il calendario
    Vai su Ambienti e Calendario → Calendario.

  2. Trova il link iCal
    Cerca il link o pulsante iCal (può essere nella parte superiore o in un menu).

  3. Copia il link
    Copia l'URL del calendario iCal.

  4. Aggiungi a Google Calendar

    • Vai su Google Calendar
    • Clicca su + accanto ad "Altri calendari"
    • Seleziona "Da URL"
    • Incolla il link iCal
    • Clicca su Aggiungi calendario

  5. Aggiungi a Outlook

    • Vai su Outlook Calendar
    • File → Account Settings → Account Settings
    • Scheda "Internet Calendars" → Nuovo
    • Incolla il link iCal
    • Clicca su Aggiungi

  6. Aggiornamenti automatici
    Le prenotazioni si aggiornano automaticamente nel calendario esterno quando cambiano in Segresta.

Filtro per spazio

Puoi generare link iCal specifici per singoli spazi, così puoi sincronizzare solo le prenotazioni di certi ambienti.

Come creare un ambiente ​

Creare un nuovo spazio ​

📍 Amministratore → Ambienti e Calendario → Ambienti → Nuovo

Quando usarlo:
Per aggiungere un nuovo spazio prenotabile alla tua organizzazione.

Procedura: Segui i passaggi in Crea un ambiente (Azioni rapide).

In pratica

🎯 Obiettivo
Creare un nuovo spazio "Sala riunioni grande" per eventi e riunioni.

  1. Vai su Amministratore → Ambienti e Calendario → Ambienti.
  2. Clicca su Nuovo.
  3. Compila:
    • Nome: Sala riunioni grande
    • Tipo spazio: Salone
    • Descrizione: Sala spaziosa per riunioni ed eventi, dotata di proiettore e impianto audio
    • Max persone: 50
    • Attivo: ✓ (attivato)
  4. Carica una foto della sala (opzionale).
  5. Clicca su Salva.

Ora lo spazio è creato. Prossimo passo: configurare le fasce orarie per renderlo prenotabile.

Tipi di spazio disponibili ​

I tipi di spazio disponibili sono:

  • Aula: aule per corsi, lezioni, attività didattiche
  • Campo calcio: campi da calcio a 11
  • Campo calcetto: campi da calcetto a 5/7
  • Campo pallavolo: campi da pallavolo
  • Bar: bar e punti ristoro
  • Salone: sale grandi per eventi, riunioni, feste

Ogni tipo ha un'immagine predefinita che viene usata se non carichi una foto personalizzata.

Duplicare un ambiente ​

📍 Ambienti → Seleziona spazio → Duplica

Quando usarlo:
Per creare rapidamente un ambiente simile a uno esistente, copiando anche tutte le fasce orarie.

Procedura:

  1. Vai su Ambienti
  2. Seleziona lo spazio da duplicare
  3. Clicca su Duplica (o menu azioni → Duplica)
  4. Il nuovo spazio viene creato con nome "Copia di [nome originale]"
  5. Tutte le fasce orarie vengono copiate automaticamente
  6. Modifica nome e dettagli se necessario

Per spazi simili

Utile quando hai più spazi dello stesso tipo con fasce orarie simili (es. "Campo A" e "Campo B").

Come configurare le fasce orarie ​

Creare una fascia oraria ​

📍 Ambienti → Seleziona spazio → Fasce orarie → Nuovo

Quando usarlo:
Per definire quando uno spazio è prenotabile (giorni della settimana e orari).

Procedura: Segui i passaggi in Configura fasce orarie (Azioni rapide).

In pratica

🎯 Obiettivo
Configurare le fasce orarie per "Sala riunioni grande": lunedì e mercoledì 9-12, martedì e giovedì 14-18.

  1. Vai su Ambienti → Sala riunioni grande → Fasce orarie.
  2. Clicca su Nuovo.
  3. Compila la prima fascia:
    • Giorno: Lunedì
    • Ora inizio: 09:00
    • Ora fine: 12:00
    • Durata slot: 60 (slot di 1 ora)
    • Costo estate: 50.00
    • Costo inverno: 40.00
  4. Clicca su Salva.
  5. Ripeti per le altre fasce (Mercoledì 9-12, Martedì 14-18, Giovedì 14-18).

Ora lo spazio è prenotabile nelle fasce configurate.

Durata slot ​

La durata slot definisce quanto dura ogni slot prenotabile all'interno della fascia oraria.

Esempi:

  • Durata slot = 60 minuti: la fascia 9-12 crea 3 slot (9-10, 10-11, 11-12)
  • Durata slot = 30 minuti: la fascia 9-12 crea 6 slot (9-9:30, 9:30-10, 10-10:30, ecc.)
  • Durata slot = null: l'intera fascia diventa un unico slot prenotabile

Costi per periodo ​

Puoi configurare costi diversi per estate e inverno. Il sistema applica automaticamente il costo corretto in base alla data della prenotazione, usando le configurazioni di periodo estivo e invernale nelle impostazioni generali.

Esempio:

  • Costo estate: 50.00 €
  • Costo inverno: 40.00 €

Se la prenotazione è nel periodo estivo, viene applicato il costo estate; se è nel periodo invernale, viene applicato il costo inverno.

Duplicare fasce orarie ​

📍 Fasce orarie → Seleziona fascia → Duplica

Quando usarlo:
Per applicare rapidamente la stessa fascia oraria ad altri giorni o spazi.

Procedura:

  1. Vai su Fasce orarie
  2. Seleziona la fascia da duplicare
  3. Clicca su Duplica
  4. Modifica il giorno se necessario
  5. Salva

Per spazi simili

Utile quando più spazi hanno le stesse fasce orarie (es. tutti i campi con fasce 8-20).

Come prenotare uno spazio ​

Prenotazione per utente registrato ​

📍 Ambienti e Calendario → Ambienti → Seleziona spazio → Scegli data e fascia → Prenota

Quando usarlo:
Quando l'utente che prenota è già registrato in Segresta.

Procedura: Segui i passaggi in Prenota uno spazio (Azioni rapide); seleziona Cliente: Utente esistente, cerca e seleziona l'utente, compila importo, note e stato (se admin), poi salva.

Prenotazione per nuovo utente ​

📍 Ambienti e Calendario → Ambienti → Scegli spazio, data e fascia → Prenota → Nuovo utente

Quando usarlo:
Quando devi creare una nuova prenotazione per un utente che non è ancora registrato.

Procedura:

  1. Segui i passaggi in Prenota uno spazio fino alla scelta della fascia; poi:
  2. Seleziona Cliente: "Nuovo utente"
  3. Compila i dati anagrafici completi (nome, cognome, email, data nascita, indirizzo, codice fiscale, ecc.)
  4. Compila importo, note, stato (se admin) e salva

Il sistema crea automaticamente l'utente e la prenotazione.

Prenotazione per cliente esterno (nominativo) ​

📍 Ambienti e Calendario → Ambienti → Scegli spazio, data e fascia → Prenota → Nominativo

Quando usarlo:
Per prenotazioni occasionali di clienti esterni senza bisogno di registrazione completa.

Procedura:

  1. Segui i passaggi in Prenota uno spazio fino alla scelta della fascia; poi:
  2. Seleziona Cliente: "Nominativo"
  3. Compila solo nome, email e telefono cliente; importo, note, stato (se admin); salva

Per prenotazioni occasionali

Utile per clienti esterni che prenotano occasionalmente senza bisogno di registrazione completa.

Prenotazione all day (tutto il giorno) ​

📍 Prenotazioni → Nuovo → All day

Quando usarlo:
Per prenotazioni che occupano l'intera giornata senza orari specifici.

Procedura:

  1. Vai su Prenotazioni → Nuovo
  2. Seleziona lo spazio
  3. Attiva All day
  4. Seleziona la data
  5. Compila cliente, importo, note, stato
  6. Salva

La prenotazione viene registrata come "00:00 - 23:59" per quella data.

Gestione prenotazioni ​

Stati prenotazione ​

Le prenotazioni hanno tre stati:

  • In attesa (0): prenotazione creata ma non ancora confermata
  • Confermata (1): prenotazione confermata e valida
  • Annullata (2): prenotazione annullata

Colori nel calendario:

  • Arancione: In attesa
  • Marrone: Confermata
  • Giallo: Annullata
  • Verde: Slot disponibile

Modificare una prenotazione ​

📍 Prenotazioni → Seleziona prenotazione → Modifica

Cosa puoi modificare:

  • Data e orari: cambia data, orario inizio e fine
  • Cliente: cambia l'utente o i dati del cliente
  • Importo: modifica l'importo
  • Note: modifica le note
  • Stato: cambia lo stato (in attesa, confermata, annullata)
  • Pagata: segna come pagata o non pagata
  • Modalità pagamento: associa una modalità di pagamento

Attenzione

Modificare data e orari può causare sovrapposizioni se lo spazio è già occupato nel nuovo periodo. Il sistema controlla automaticamente.

Eliminare una prenotazione ​

📍 Prenotazioni → Seleziona prenotazione → Elimina

Cosa succede:

  • La prenotazione viene eliminata definitivamente
  • L'operazione non può essere annullata
  • Lo slot diventa nuovamente disponibile

Attenzione

Prima di eliminare, considera di annullare invece di eliminare, così mantieni lo storico delle prenotazioni.

Filtrare prenotazioni ​

📍 Prenotazioni → Usa i filtri

Filtri disponibili:

  • Spazio: filtra per ambiente specifico
  • Data: filtra per periodo (data inizio - data fine)
  • Stato: filtra per stato (in attesa, confermata, annullata)
  • Utente: filtra per utente specifico
  • Tipo spazio: filtra per tipo di spazio (Aula, Campo calcio, ecc.)

Casi d'uso:

  • Filtra per "In attesa" per vedere tutte le prenotazioni da confermare
  • Filtra per spazio per vedere tutte le prenotazioni di un ambiente
  • Filtra per data per vedere le prenotazioni di un periodo specifico

Gestire pagamenti ​

📍 Prenotazioni → Seleziona prenotazione → Pagamento

Cosa puoi fare:

  • Segna come pagata: attiva/disattiva il flag "Pagata"
  • Modalità pagamento: associa una modalità di pagamento (bonifico, contanti, carta, ecc.)
  • Importo: modifica l'importo se necessario

Per utenti:

  • Gli utenti possono vedere lo stato di pagamento delle loro prenotazioni
  • Possono pagare online se configurato (tramite token della prenotazione)

Agenda (Calendario e iCal) ​

Vista calendario ​

📍 Ambienti e Calendario → Calendario

Viste disponibili:

  • Giornaliera: vista giorno per giorno con tutti gli spazi
  • Settimanale: vista settimana con spazi come risorse (colonne)

Cosa vedi:

  • Slot disponibili (verde): slot liberi e prenotabili
  • Prenotazioni confermate (marrone): prenotazioni confermate
  • Prenotazioni in attesa (arancione): prenotazioni in attesa di conferma
  • Prenotazioni annullate (giallo): prenotazioni annullate

Filtri:

  • Tipo spazio: filtra per tipo (Aula, Campo calcio, ecc.)
  • Spazio: filtra per spazio specifico
  • Solo liberi: mostra solo gli slot disponibili

Per i passaggi operativi (aprire calendario, scegliere vista, filtrare, prenotare da slot) vedi Calendario prenotazioni nelle Azioni rapide.

Export iCal ​

📍 Calendario → iCal (link)

Formato: File .ics compatibile con tutti i client calendario standard.

Come usarlo: Per i passaggi dettagliati (copia link, aggiunta a Google Calendar e Outlook) vedi Export iCal nelle Azioni rapide. Le prenotazioni si aggiornano automaticamente nel calendario esterno quando cambiano in Segresta.

Filtri disponibili:

  • Tutti gli spazi: link iCal per tutte le prenotazioni
  • Spazio specifico: link iCal per un singolo spazio

Sincronizzazione automatica ​

Il link iCal si aggiorna automaticamente quando:

  • Vengono create nuove prenotazioni
  • Vengono modificate prenotazioni esistenti
  • Vengono annullate prenotazioni
  • Cambiano gli stati delle prenotazioni

I client calendario sincronizzano periodicamente (di solito ogni 24 ore, ma dipende dal client).

Domande frequenti ​

Dove prenoto un ambiente?

Permessi Admin Utente

Dalla sidebar Ambienti e Calendario → Ambienti (o Calendario): scegli lo spazio, la data e la fascia oraria disponibile e invia la richiesta.
Per admin: puoi anche creare prenotazioni direttamente da Prenotazioni → Nuovo.
-> Prenota uno spazio

Come si crea un nuovo spazio prenotabile?

Permessi Admin

Da Amministratore → Ambienti e Calendario → Ambienti crea un nuovo spazio, imposta nome e tipo, definisci le fasce orarie (giorni e orari) e attiva lo spazio.
Senza fasce orarie configurate, lo spazio non è prenotabile.
-> Crea un ambiente
-> Configura fasce orarie

Cosa sono le fasce orarie?

Permessi Admin

Sono i "slot" in cui uno spazio è prenotabile (es. "Lunedì 9–12", "Lunedì 14–18"). Si configurano per ogni ambiente con giorno della settimana, orario inizio/fine, durata slot e costi per periodo (estate/inverno).
Senza fasce lo spazio non è prenotabile. Puoi duplicare fasce tra spazi per velocizzare la configurazione.
-> Configura fasce orarie

Posso esportare il calendario prenotazioni?

Permessi Admin Utente

Sì: è disponibile un link iCal che puoi usare in Google Calendar, Outlook, Apple Calendar o altri client per vedere le prenotazioni in un calendario esterno. Le prenotazioni si aggiornano automaticamente quando cambiano in Segresta.
-> Export iCal

Dove vedo le prenotazioni in sospeso?

Permessi Admin

In Prenotazioni filtra per stato "In attesa" e conferma o annulla le richieste. Puoi anche vedere le prenotazioni in attesa nel calendario (colore arancione).
-> Visualizza prenotazioni
-> Conferma prenotazione

Come funzionano i costi per periodo?

Permessi Admin

Puoi configurare costi diversi per estate e inverno nelle fasce orarie. Il sistema applica automaticamente il costo corretto in base alla data della prenotazione, usando le configurazioni di periodo estivo e invernale nelle impostazioni generali.
-> Configura fasce orarie

Posso prenotare per clienti esterni?

Permessi Admin

Sì: quando crei una prenotazione, puoi selezionare "Nominativo" come tipo cliente e inserire solo nome, email e telefono, senza bisogno di registrazione completa. Utile per prenotazioni occasionali.
-> Prenotazione per cliente esterno

Come controllo le sovrapposizioni?

Permessi Admin Utente

Il sistema controlla automaticamente le sovrapposizioni quando crei o modifichi una prenotazione. Se lo spazio è già occupato nel periodo selezionato, viene mostrato un errore e la prenotazione non viene creata.
Nel calendario puoi vedere visivamente gli slot disponibili (verde) e occupati (marrone/arancione).

Posso duplicare spazi e fasce orarie?

Permessi Admin

Sì: puoi duplicare un ambiente esistente (con tutte le sue fasce orarie) per creare rapidamente spazi simili. Puoi anche duplicare singole fasce orarie per applicarle ad altri giorni o spazi.
-> Duplicare un ambiente
-> Duplicare fasce orarie

Come funzionano le notifiche?

Permessi Admin Utente

Quando viene creata una nuova prenotazione, gli amministratori ricevono una notifica. L'utente che ha creato la prenotazione riceve una notifica di conferma. Quando lo stato di una prenotazione cambia (confermata, annullata), l'utente riceve una notifica automatica.

Posso prenotare per più giorni consecutivi?

Permessi Admin Utente

Sì: quando crei una prenotazione, puoi selezionare data inizio e data fine diverse per prenotare lo stesso spazio per più giorni consecutivi. Il sistema controlla la disponibilità per tutto il periodo selezionato.

Cosa significa "Durata slot"?

Permessi Admin

La durata slot definisce quanto dura ogni slot prenotabile all'interno della fascia oraria. Esempio: se la fascia è 9-12 e la durata slot è 60 minuti, vengono creati 3 slot (9-10, 10-11, 11-12). Se la durata slot è 30 minuti, vengono creati 6 slot. Se è null, l'intera fascia diventa un unico slot.
-> Durata slot