Guida passo-passo: Creare un evento

 

📍 Dove si trova in Segresta: Sidebar › Eventi → + Nuovo evento

🎯 In questa guida ti mostriamo, passo dopo passo, come creare un evento completo usando un esempio pratico: così ogni passaggio è chiaro e immediato da seguire!

Scegli il tipo di guida

Puoi scegliere tra tre tipi di guida a seconda delle tue preferenze:

Tipo di guida	Per chi è:	Caratteristiche
Tabella sintetica	Vuoi vedere tutti i passaggi a colpo d'occhio	Procedura compatta e schematica, perfetta per chi ha già dimestichezza
Guida tecnica	Vuoi dettagli operativi su ogni passo	Approfondisce ogni fase, include schermate e consigli pratici
Guida "story"	Preferisci uno stile più narrativo	Ti accompagna in modo discorsivo, spiegando il "perché" delle scelte

Scegli qui sotto il formato che preferisci oppure consulta tutti e tre per avere una panoramica completa!

📋 L'evento che creeremo insieme

"Campo Estivo 2026" — Un campo estivo di 6 settimane con:

• Iscrizioni online
• Costi diversi per settimana
• Form personalizzato (taglia maglietta, allergie, compagni di tenda)
• Lista d'attesa
• Modelli iscrizione con segnaposto

1️⃣ Dati generali

Step 1: Identità, contesto e modalità

📍 Dove: Eventi → Nuovo → Card "Opzioni generali"

Cosa compilare:

1. Nome evento
   Campo Estivo <CurrentYear />
   Suggerimento: usa un nome chiaro e riconoscibile

2. Data apertura iscrizioni
   01/05/2026 00:00
   Da quando le famiglie possono iscriversi

3. Data chiusura iscrizioni
   15/06/2026 23:59
   Fino a quando sono aperte le iscrizioni

4. Tipo evento Plugin Campionato
   Evento (standard)
   Scegli "Campionato" solo per eventi sportivi con tessere

5. Tipo posti
   Posti limitati
   Quanti partecipanti puoi accogliere

6. Max iscrizioni
   180
   Numero massimo di iscritti totali

7. Evento attivo
   Sì
   Se "No", l'evento non è visibile agli utenti

✅ Salva per procedere alla prossima sezione.

ℹ️ Cosa succede se salto qualcosa?

Senza i dati obbligatori Segresta ti avviserà che non sarà possibile creare l'evento.

Sono i dati che solitamente si trovano sulla pubblicità del tuo evento

2️⃣ Descrizione e messaggi

Step 2: Testi e comunicazioni

📍 Dove: Eventi → Modifica evento → Card "Opzioni generali"

Cosa compilare:

1. Descrizione
   Un'estate indimenticabile per bambini e ragazzi dai 6 ai 14 anni! Giochi, sport, laboratori creativi e tanto divertimento. Il campo si svolge dal 1° luglio al 12 agosto 2026, suddiviso in 6 settimane tra cui scegliere.Testo completo mostrato nella pagina evento

2. Descrizione breve
   Campo estivo 2026 - 6 settimane di divertimento per bambini e ragazzi
   Testo riassuntivo per anteprime e liste

3. Messaggio fine iscrizione
   Le iscrizioni sono chiuse. Per informazioni contatta la segreteria.
   Questo messaggio viene inviato via email agli iscritti (o ai genitori dei minorenni) quando l'iscrizione viene salvata

4. Messaggio conferma iscrizione
   Grazie per l'iscrizione! Riceverai una email di conferma a breve.
   Incluso nella mail di conferma

3️⃣ Costi base e posti

Step 3: Impostare costi e disponibilità

📍 Dove: Eventi → Modifica evento → Card "Opzioni generali"

Cosa compilare:

1. Costo base
   50 €
   Costo base dell'iscrizione (si somma ai costi delle settimane)

2. Email notifica
   segreteria@oratorio.it
   Email a cui arrivano le notifiche di nuove iscrizioni

3. Min data iscritto / Max data iscritto
   01/01/2012 / 31/12/2016
   Solo nati tra il 2012 e il 2016 (6-14 anni)

4. Abilita lista d'attesa
   Sì
   Quando i posti sono esauriti, le richieste vanno in lista d'attesa

Per esempio...

Il costo base si somma ai costi delle settimane. Se una settimana costa 100€ e il costo base è 50€, il totale sarà 150€.

4️⃣ Settimane/Turni

Step 4: Creare le settimane del campo

📍 Dove: Eventi → Modifica evento → Card Settimane

Per il nostro esempio "Campo Estivo 2026":

Clicca + Aggiungi settimana e crea 6 settimane:

Settimana	Data inizio	Data fine	Ordine	Costo
Settimana 1	01/07/2026	07/07/2026	1	100€
Settimana 2	08/07/2026	14/07/2026	2	100€
Settimana 3	15/07/2026	21/07/2026	3	100€
Settimana 4	22/07/2026	28/07/2026	4	100€
Settimana 5	29/07/2026	04/08/2026	5	100€
Settimana 6	05/08/2026	12/08/2026	6	100€

Cosa significa:

• Ordine: ordine di visualizzazione (1 = prima settimana)

  ℹ️ Posti e Costi per settimana

  Per cambiare posti disponibili o prezzo di ogni settimana, vai nel modulo di iscrizione, entra nel campo che vuoi valorizzare e modifica lì direttamente i posti e i prezzi delle singole settimane.

✅ Salva ogni settimana dopo averla creata.

Per approfondire: Vedi la sezione Settimane/Turni nella documentazione completa.

5️⃣ Modulo d'iscrizione (o Form evento)

Step 5: Creare il modulo di iscrizione

📍 Dove: Eventi → Modifica evento → Card Modulo d'iscrizione

Per il nostro esempio, creiamo questi campi:

Campo 1: Presenza/Iscrizione (collegato alle settimane)

• Nome: Presenza o Iscrizione
• Tipo: Si/No (o tipo dedicato per settimane se disponibile)
• Obbligatorio: Sì
• Collega alle settimane:
  • Vai nella configurazione del campo e seleziona le settimane
  • Il sistema mostrerà automaticamente tutte le settimane che hai creato nello Step 4
  • Per ogni settimana, verifica o inserisci il prezzo corretto (se il prezzo è 0-zero lascia vuoto)
  • Puoi anche impostare posti disponibili per settimana (es. max 30 per settimana)

Cosa vedrà l'utente:

• Le 6 settimane già configurate con date e prezzi
• Potrà selezionare una o più settimane
• Il totale si calcola automaticamente (costo base + costi settimane scelte)

ℹ️ Perché usare le settimane già configurate?

Non devi ricreare manualmente le settimane nel form: il campo si collega automaticamente alle settimane che hai già creato nella sezione "Settimane". Così se modifichi una settimana, il form si aggiorna automaticamente.

Campo 2: Taglia maglietta

• Label: Taglia maglietta
• Tipo: Elenco
• Obbligatorio: Sì
• Opzioni: XS, S, M, L, XL

Campo 3: Allergie

• Label: Allergie o intolleranze alimentari
• Tipo: Testo
• Obbligatorio: No
• segnaposto: Indica eventuali allergie o intolleranze

Campo 4: Compagni di tenda

• Label: Con chi vorresti condividere la tenda?
• Tipo: Testo
• Obbligatorio: No
• segnaposto: Nomi di 1-2 compagni preferiti

✅ Ordina i campi inserendo la posizione numerica nel campo "ordine".

Condizionamenti

I condizionamenti permettono di mostrare, nascondere, rendere obbligatori o facoltativi alcuni campi in base alle risposte date a domande precedenti, rendendo i moduli più dinamici e semplici da compilare.
Scopri come impostarli nella sezione dedicata: Condizionamenti.

Esempio semplice:

Supponiamo di voler mostrare il campo "Taglia maglietta" solo se l'utente ha risposto "Partecipo" alla domanda "Vuoi partecipare al campo?".
In questo caso, si aggiunge un condizionamento che dice:
👉 Mostra il campo "Taglia maglietta" solo se "Vuoi partecipare al campo?" = "Partecipo"

Così chi non partecipa non dovrà scegliere la taglia della maglietta!

Per approfondire: Vedi la sezione completa Modulo d'iscrizione con tutti i dettagli su tipi di campo, costi e condizionamenti.

6️⃣ Allegati evento

Carica qui i documenti utili che gli iscritti potranno scaricare dalla scheda evento.

Step 6: Aggiungere documenti scaricabili

📍 Dove: Eventi → Modifica evento → Sezione "Allegati evento"

Per il nostro esempio:

1. Regolamento campo (PDF)
   regolamento-campo-2026.pdf
   Documento con regole, orari, cosa portare

2. Modulo medico (PDF)
   modulo-certificato-medico.pdf
   Modulo da compilare e consegnare

3. Lista vestiario (PDF)
   cosa-portare-campo.pdf
   Checklist di cosa portare al campo

Come caricare:

1. Clicca + Carica allegato
2. Seleziona il file
3. Inserisci un titolo descrittivo
4. ✅ Salva

ℹ️ Formati supportati

Puoi caricare PDF, Word, immagini. Gli utenti potranno scaricarli dalla pagina evento o dall'area iscrizione.

Gli allegati all'evento sono pubblici quindi gli utenti registrati e non li potranno scaricare in ogni momento finchè l'evento sarà attivo.

Per approfondire: Vedi la sezione Allegati evento nella documentazione completa.

7️⃣ Modelli iscrizione

Questa sezione ti permette di caricare modelli di iscrizione personalizzati, utili per generare automaticamente documenti PDF precompilati per ogni partecipante.

Step 7: Creare modelli con segnaposto

📍 Dove: Eventi → Modifica evento → Card "Modelli iscrizione"

Per il nostro esempio:

1. Crea un modello Word (modulo-iscrizione-campo.docx) con:

   MODULO ISCRIZIONE - ${nome_evento}
   
   Iscritto: ${nome_utente}
   Nato il: ${data_nascita}
   
   Settimane scelte:
   ${formSettimane}
   
   Taglia maglietta: ${campo_123}
   Allergie: ${campo_124}
   
   Luogo e data: ${luogo_data_firma}
   Firma genitore: ${firma_padre}

2. Carica il modello:

   • Clicca + Carica modello
   • Seleziona modulo-iscrizione-campo.docx
   • Inserisci etichetta: "Modulo iscrizione campo"
   • ✅ Salva

Cosa succede: Quando un utente completa l'iscrizione, il sistema genera automaticamente un PDF con tutti i dati compilati, pronto da stampare e firmare.

➡️ Crea il tuo modello d'iscrizione con segnaposto

Vedi l'elenco completo dei segnaposto nella sezione Tutti i segnaposto disponibili.

Per approfondire: Vedi la sezione Modelli iscrizione con tutti i dettagli e l'elenco completo dei segnaposto.

8️⃣ Opzioni avanzate

Step 8: Configurare opzioni aggiuntive

📍 Dove: Eventi → Modifica evento → Card "Opzioni avanzate"

Per il nostro esempio:

1. Sconto fratelli
   Sì - 10% - Anno max: 2014
   Sconto del 10% per il secondo figlio (solo under 12)

2. Richiedi firma
   Sì
   Il modulo compilato deve essere firmato

3. Firma unica
   Sì
   Basta la firma di un solo genitore

4. Invia moduli iscrizione alla conferma
   Sì
   Il PDF compilato viene inviato automaticamente via email

5. Abilita modifica settimane
   Sì
   L'utente può modificare le settimane scelte dopo l'iscrizione

Per approfondire: Vedi la sezione Opzioni avanzate nella documentazione completa.

9️⃣ Trattamento dei dati e raccolta del consenso

Consenso al Trattamento dei dati

❗ Il consenso al trattamento dei dati è contestuale all'iscrizione.

Com'è richiesto il consenso?

Segresta mostrerà un avviso che richiede di accettare il trattamento dei dati personali per proseguire con l'iscrizione, secondo la normativa vigente. Contemporaneamente sarà disponibile il link alla pagina con il testo completo del Trattamento dei Dati di —.

Consenso foto e video

❗ Segresta chiederà all'utente di esprimersi ad ogni iscrizione e per qualsiasi evento.

Com'è richiesto il consenso?

Segresta mostrerà un avviso che richiede di accettare o rifiutare il trattamento di foto e video per proseguire con l'iscrizione. È presente il link al testo completo delle condizioni sul trattamento di foto e video di —.

Consenso dati sanitari

❗ Il consenso al trattamento dei dati è contestuale alla registrazione su Segresta.

Com'è richiesto il consenso?

Segresta mostrerà un avviso che richiede di accettare il trattamento dei dati personali per proseguire con l'iscrizione, secondo la normativa vigente. Contemporaneamente sarà disponibile il link alla pagina con il testo completo del Trattamento dei Dati di —.

È possibile chiedere all'utente Aggiornamento dati profilo obbligatorio .

In pratica

📍 Evento -> Modifica evento -> Opzioni avanzate

1. spunta SI per la voce "Richiedi l'aggiornamento del profilo (allergie, note alimentari, ...) prima di inviare l'iscrizione"

2. Prima di concludere l'iscrizione, l'utente dovrà necessariamente aggiornare le informazioni del profilo (allergie, note alimentari, ecc.).

3. Segresta presenterà automaticamente una schermata di aggiornamento appena prima della conferma dell'iscrizione.

✅ Verifica finale

Checklist: L'evento è pronto?

Prima di aprire le iscrizioni, verifica:

• [ ] Nome evento compilato
• [ ] Date apertura/chiusura iscrizioni corrette
• [ ] Tipo posti e max iscrizioni impostati
• [ ] Evento attivo = Sì
• [ ] Almeno una settimana creata (se evento a turni)
• [ ] Almeno un campo nel form evento
• [ ] Costi impostati correttamente
• [ ] Messaggi compilati

Se tutto è ok:

1. Vai alla lista Eventi
2. Verifica che l'evento sia visibile
3. Clicca su Iscrizioni per vedere le iscrizioni (sarà vuoto all'inizio)
4. Testa l'iscrizione dall'area utente

🎯 Prossimi passi

Dopo aver creato l'evento, puoi:

• Gestire le iscrizioni → Vedi sezione Iscrizioni
• Formare le squadre → Vedi sezione Squadre
• Assegnare i pullman → Vedi sezione Pullman
• Registrare le presenze → Vedi sezione Appelli

💡 Suggerimenti finali

Per la segreteria

• Usa "Duplica" se crei eventi simili ogni anno
• Testa sempre l'iscrizione prima di aprire al pubblico
• Ogni cambiamento salvato diventa subito attivo

Se qualcosa non funziona

• Controlla i messaggi di errore in rosso
• Verifica che tutti i dati obbligatori siano compilati
• Assicurati che l'evento sia attivo

📚 Documentazione correlata

• Panoramica Eventi — Introduzione generale agli eventi
• Configurazione Eventi — Opzioni generali, avanzate, settimane, allegati, modelli
• Modulo d'iscrizione — Form evento, tipi di campo, costi, condizionamenti
• Reference tecnica — Guida completa per sviluppatori e admin