🧭 Guida raccontata: il tuo primo evento, passo dopo passo

Questa è la stessa guida vista finora, ma raccontata come se fossimo insieme davanti allo schermo mentre crei il tuo primo evento. È pensata per chi è alle prime armi e vuole capire non solo dove cliccare, ma anche perché.

1. Partiamo dall’idea: “Che evento sto organizzando?”

Immagina di essere in segreteria, pronto a organizzare qualcosa di speciale.
“Quest’anno organizziamo il Campo estivo: vogliamo che le famiglie possano iscriversi facilmente online, senza complicazioni e senza errori. Il nostro obiettivo è rendere le iscrizioni semplici, accessibili e chiare, così da avere una panoramica completa dei partecipanti fin dal primo giorno.”

Tu apri Segresta, vai su Eventi → + Nuovo evento e ti fai queste domande:

• Come si chiamerà questo evento (come lo scriveremmo su una locandina)?
• Da quando a quando voglio ricevere iscrizioni?
• Quante persone posso accogliere al massimo?

Nel sistema questo si traduce in:

• Nome evento: metti qualcosa di chiaro, ad esempio Campo estivo 2026 – Oratorio S. Marco.
• Date apertura/chiusura iscrizioni: il periodo in cui vuoi che le famiglie possano iscriversi.
• Tipo evento: scegli “Evento” se non è un campionato sportivo.
• Posti: decidi se vuoi un numero massimo (es. 180 iscritti) o se per te i posti sono “illimitati”.

Hai inserito le informazioni base? Perfetto! Ora l’evento è “acceso” e puoi continuare a sistemarlo come vuoi.

🚀 Un consiglio semplice

Se hai già una locandina o un volantino, tienili a portata di mano. Usa quei dati per compilare i campi e, se vuoi, carica anche l’immagine nell’apposita sezione così il tuo evento sarà riconoscibile anche online.

2. Racconta l’evento come se lo spiegassi a un genitore

Ora chiediti: se dovessi spiegare questo evento a un genitore al telefono, cosa diresti?

• “È un campo estivo per bambini dai 6 ai 14 anni, con giochi, laboratori, ecc.”
• “Si svolge da inizio luglio a metà agosto.”
• “Ci sono più settimane tra cui scegliere.”

Tutto questo testo finisce nella Descrizione dell’evento.
La Descrizione breve, invece, è come il sottotitolo: una riga che riassume (es. “Campo estivo 2026 – 6 settimane di divertimento per bambini e ragazzi”).

In più prepari due frasi “automatiche”:

• Cosa dire quando le iscrizioni sono chiuse.
• Cosa dire nella mail di conferma iscrizione (“Grazie, ti sei iscritto, ecco cosa succede ora…”).

In pratica stai costruendo il testo che i genitori leggeranno al posto di doverlo rispiegare ogni volta tu.

3. Decidi quanto costa e chi può iscriversi

Adesso entri nella parte delicata ma importante: soldi e limiti.

Ti chiedi:

• Quanto costa, “a colpo d’occhio”, iscriversi al campo?
• È un’attività per una certa fascia d’età (es. solo elementari e medie)?
• Se i posti finiscono, cosa voglio che succeda? Bloccare tutto o mettere in lista d’attesa?

Nel sistema:

• Costo base: quanto pagano tutti per il solo fatto di essere iscritti, oltre e indipendentemente dalle opzioni che scelgono.
• Min/Max data iscritto: per limitare le iscrizioni solo a chi è nato tra due date specifiche (ad esempio, solo bambini tra i 6 e i 14 anni), così puoi escludere automaticamente chi è troppo piccolo o troppo grande.
• Lista d’attesa: invece di bloccare subito le iscrizioni quando i posti sono esauriti, raccogli comunque le richieste in una lista d’attesa e poi scegli tu chi ammettere successivamente.

In questa fase stai rendendo l’evento “giusto” per le persone a cui è rivolto, e stai proteggendo la segreteria da sorprese (troppi iscritti, età sbagliate, ecc.).

4. Se hai turni, pensa in “settimane”

Per un campo estivo, spesso non è un unico blocco: ci sono più settimane e le famiglie scelgono quali fare.

Qui ti comporti come se stessi disegnando un calendario sul foglio:

• Settimana 1: dal… al…
• Settimana 2: dal… al…
• …

Ogni riga che aggiungi in Settimane è un “mini-evento” dentro l’evento: ha le sue date e, se vuoi, il suo prezzo. Questo servirà più avanti quando costruirai il form: l’utente potrà mettere la spunta sulle settimane che gli interessano, e Segresta saprà cosa fare.

5. Decidi cosa chiedere alle famiglie (il modulo d’iscrizione)

Ora ti metti nei panni del genitore al computer davanti al form.

Ti domandi:

• Quali informazioni mi servono davvero per organizzare bene questo evento?
• Quali dati ho già nel profilo utente e non devo richiedere di nuovo?
• Quali opzioni devo proporre (es. pranzo sì/no, maglietta, settimane, allergie, compagni di tenda…)?

Ogni domanda che pensi diventa un campo nel modulo:

• “Taglia maglietta?” → campo a elenco con le taglie.
• “Allergie?” → campo testo.
• “Settimane scelte?” → campo collegato alle settimane create prima.

🚀 Il trucco è: chiedi solo ciò che ti serve davvero.

E, quando una domanda ha senso solo in certi casi (es. nomi per il ritiro solo se l’uscita è “accompagnata”), usi i condizionamenti per rendere il modulo più intelligente e meno pesante da compilare.

6. Aggiungi i documenti che avresti stampato

Fino a ieri forse stampavi:

• Il regolamento del campo.
• Il modulo medico.
• La lista “cosa portare”.

Adesso questi file li carichi in Allegati evento. Il vantaggio:

• Sono sempre disponibili online.
• Il genitore può scaricarli in qualsiasi momento.
• Tu non devi più mandare mail manuali con allegati ogni volta.

È come avere una bacheca digitale sempre aggiornata per quell’evento.

7. Se ti serve il modulo “bello”, usa i modelli iscrizione

Molte parrocchie/enti hanno già un loro modulo “istituzionale” di iscrizione, magari in Word.

Invece di compilarlo a mano ogni volta:

• Metti i segnaposto (es. ${nome_utente}, ${data_nascita}) nel documento Word.
• Lo carichi come modello iscrizione.
• Quando un genitore completa l’iscrizione, Segresta crea da solo il PDF già compilato.

È come avere una segretaria virtuale che copia i dati dentro il modulo ufficiale per te.
Tutti i segnaposto disponibili

8. Rifinisci i dettagli “da segreteria esperta”

Se sei alle prime armi, questa parte puoi prenderla con calma.
Qui abitiamo nel mondo delle fine-tuning:

• Sconto fratelli.
• Firma obbligatoria o firma unica.
• Invio automatico dei PDF.
• Possibilità di modificare l’iscrizione dopo l’invio.
• Ticket, promo, unità pastorale, ecc.

Pensa a questi come ai pulsanti avanzati: non sono indispensabili per il primo evento, ma ti aiutano molto quando vuoi automatizzare e risparmiare tempo negli anni successivi.

9. Visibilità dell'evento

Se l’evento non è impostato su “Attivo” oppure risulta archiviato, non sarà visibile agli utenti e non potrà raccogliere iscrizioni.

Solo Admin/Operatori possono vedere e modificare eventi non attivi o archiviati.

10. Fai una prova come se fossi un genitore

Prima di “lanciare il link nel mondo”, fai il giro completo:

1. Vai sull’evento come se fossi un utente normale (anche da una finestra in incognito).
2. Compila il modulo come se fossi un genitore qualsiasi.
3. Controlla:
   • se i testi sono chiari,
   • se le settimane/costi tornano,
   • se la mail di conferma è comprensibile,
   • se eventuali PDF/modelli escono come ti aspetti.

Solo quando tu stesso ti iscriveresti volentieri al tuo evento, allora il lavoro è davvero pronto per essere condiviso con le famiglie. 😉